Trwa kampania społeczna „NGO bez barier” w ramach projektu pt. „Lubelscy Liderzy Dostępności”, sfinansowanego przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021–2030. Projekt jest realizowany przez Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych. Celem projektu jest wzmocnienie pod względem strategicznym rozwoju Lubelskiego Partnerstwa na Rzecz Dostępności (LPnRD), które jest płaszczyzną współpracy na rzecz zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w woj. lubelskim.

Proces cyfryzacji NGO przestaje być wyborem – a staje się koniecznością

Cyfryzacja nie jest celem samym w sobie. Koncepcja inteligentnej cyfrowej organizacji pozarządowej jest odpowiedzią na wyzwania współczesnego społeczeństwa informacyjnego. Smart NGO stosuje nowoczesną technologię, ale pozostaje zorientowana na człowieka. Jednak należy pamiętać, aby proces cyfryzacji nie tworzył kolejnych barier. Przykładowo, jeżeli formularz elektroniczny będzie niedostępny dla osób słabowidzących lub niewidomych – to organizacja nie stanie się bardziej inteligentna. Jeżeli seniorzy nie będą potrafili skorzystać z cyfrowej usługi oferowanej przez NGO, to technologia zamiast włączać – będzie wykluczać tę grupę społeczną.

Kluczowe znaczenie ma zdolność do zachowania wartości w świecie nowych technologii. Organizacje będą stopniowo łączyć działalność społeczną z wykorzystaniem – danych, technologii cyfrowych i narzędzi AI. Nie jest to jedynie trend technologiczny, ale przede wszystkim zmiana myślenia. Proces Inteligentnej cyfryzacji (Smart Digital) można rozpocząć metodą małych kroków. Przykładowo, wystarczy w organizacji zacząć od wprowadzenia wspólnego kalendarza zespołowego. Umiejętność świadomego i bezpiecznego korzystania z technologii cyfrowej staje się nową kompetencją ekspercką, niezbędną do budowy nowoczesnego społeczeństwa obywatelskiego.

Cyfryzacja poprzedza proces transformacji cyfrowej

Nie pytamy – czy NGO stać na transformację cyfrową? Zapytajmy – ile będzie kosztować brak wdrożenia procesu cyfryzacji? Cyfrowa transformacja NGO nie jest już odległą wizją przyszłości – dzieje się tu i teraz. Nie będzie to tylko kolejna transformacja – ale zmiana kultury organizacyjnej. Cyfryzacja jest tylko etapem do pełnej transformacji cyfrowej. Oznacza wykorzystanie technologii do realizacji dotychczasowych procesów. Natomiast transformacja cyfrowa to przeprojektowanie tych procesów, aby organizacja działała – lepiej, szybciej i nowocześniej. Transformacja cyfrowa nie jest projektem z datą końcową. To zdolność organizacji do ciągłego uczenia się i adaptacji. Poprzedza ją diagnoza potrzeb, która pozwoli zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia, w tym potrzebne technologie cyfrowe i narzędzia AI mogące przynieść największe korzyści.

Prawdziwa transformacja cyfrowa oznacza zmianę sposobu funkcjonowania Smart NGO. Jednak najpierw organizacja powinna odpowiedzieć sobie na pytanie – co chce osiągnąć? A dopiero potem – jakie narzędzia potrzebuje? Jednak jednym z podstawowych błędów NGO jest utożsamianie cyfryzacji tylko z zakupem nowych narzędzi. Proces transformacji cyfrowej nie ogranicza się do posiadania przez organizację – strony internetowej WWW, profilu w mediach społecznościowych, czy korzystania z poczty elektronicznej (e-mail). Jeżeli formularz papierowy zastąpi formularz elektroniczny PDF – to mamy cyfryzację. Natomiast o transformacji cyfrowej możemy mówić wtedy, jeżeli NGO dzięki technologii cyfrowej – skraca procesy decyzyjne, automatyzuje powtarzalne zadania, prowadzi spotkania w systemie hybrydowym, przechowuje dane w „chmurze” zamiast w segregatorze. W tym wypadku technologia cyfrowa ma przyspieszać pracę, ograniczać koszty, poprawiać komunikację i zwiększać skuteczność działania.

Największa transformacja cyfrowa w NGO nie dokonuje się w systemie informatycznym – ale w głowach decydentów. O sukcesie nie decyduje sama technologia cyfrowa – ale sposób jej wykorzystania. Nawet najlepsza strategia rozwoju transformacji cyfrowej może zakończyć się niepowodzeniem, jeżeli NGO nie będzie gotowe do zmian w kulturze organizacyjnej. NGO po transformacji cyfrowej będzie prowadzić działalność społeczną na większą skalę (multiplikacja misji). Dzięki temu cyfrowo dojrzałe NGO mogą wspierać społeczeństwo mądrzej i szybciej. Zaoszczędzony czas stanowi cenny zasób społeczny, który NGO może przeznaczyć bezpośrednio na realizację działalności misyjnej.

Technologia daje organizacji możliwości – ale to ludzie nadają sens

Są tacy – co tylko mówią jak robić, ale też tacy – którzy to robią zamiast mówić. Najdroższy system cyfrowy to ten, którego nikt nie używa. Nawet najbardziej zaawansowana platforma cyfrowa nie będzie wspierać NGO, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niej korzystać. Technologia może połączyć organizacje cyfrowo, ale nie stworzy automatycznie relacji międzyludzkich. Nie technologia, lecz ludzie potrafiący z niej korzystać są najważniejszym zasobem Smart NGO. Technologia to tylko narzędzie – kluczem są wykwalifikowane kadry.

W świecie cyfrowym nie sama wiedza, lecz umiejętność właściwego wykorzystania nieograniczonych zasobów danych staje się źródłem przewagi konkurencyjnej. Jednak wiele NGO nie dysponuje odpowiednimi kompetencjami i zasobami technologicznymi umożliwiającymi wdrażanie nowoczesnych rozwiązań. Powoduje to pogłębianie się różnic pomiędzy NGO zdolnymi do wykorzystania nowych technologii a tymi, które pozostają poza procesem transformacji cyfrowej.

Żadna cyfryzacja nie będzie skuteczna bez kompetentnych ludzi. Dlatego transformacja cyfrowa powinna być przede wszystkim transformacją kompetencyjną. Koncepcja inteligentnej cyfryzacji NGO wynika z potrzeby dynamicznego reagowania na zmiany. Pandemia COVID-19 wykazała, że organizacje posiadające rozwinięte kompetencje cyfrowe znacznie szybciej przeszły na pracę zdalną i skuteczniej realizowały swoją misję pomimo globalnego kryzysu.

Technologia cyfrowa bez strategii wdrażania – to cyfrowy chaos

Transformacja cyfrowa to proces czasochłonny wymagający – dostępu do technologii oraz zaangażowanego zespołu posiadającego odpowiednie kompetencje. Posiadanie samej technologii cyfrowej nie gwarantuje rozwoju NGO. Transformacja cyfrowa nie polega jedynie na wyborze odpowiednich narzędzi, ale także na właściwym planowaniu w ujęciu strategicznym, zaangażowaniu zespołu i skutecznej komunikacji bez ograniczeń geograficznych. Ustalanie priorytetowych kierunków działania umożliwia organizacji efektywne zarządzanie ograniczonymi zasobami i skoncentrowanie się na tym, co najważniejsze. Strategiczne podejście do technologii musi obejmować również dostępność.

Odwrócenie tej kolejności prowadzi do sytuacji, w której NGO zaczyna dostosowywać swoje działania do zakupionych technologii cyfrowych – zamiast wykorzystywać technikę do realizacji własnej strategii. Cyfrowy chaos rzadko pojawia się nagle – najczęściej powstaje stopniowo. Charakteryzuje się cyfrową mozaiką zakupową – zamiast cyfrowej architektury. Każde zakupione nowe narzędzie czy system cyfrowy – osobno może być bardzo skuteczny. Problem polega na tym, że nie tworzą one jednego ekosystemu. W tym momencie technologia cyfrowa, która miała upraszczać pracę NGO – może tworzyć nowe bariery.

Publikacja wyraża jedynie poglądy autora/ów i nie może być utożsamiana z oficjalnym stanowiskiem NIW-CRSO.

Więcej na: www.liderzydostepnosci.pl/ngo-bez-barier/