Trwa kampania społeczna „NGO bez barier” w ramach projektu pt. „Lubelscy Liderzy Dostępności”, sfinansowanego przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021–2030. Projekt jest realizowany przez Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych. Celem projektu jest wzmocnienie pod względem strategicznym rozwoju Lubelskiego Partnerstwa na Rzecz Dostępności (LPnRD), które jest płaszczyzną współpracy na rzecz zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w woj. lubelskim.

Zmienność przestaje być wyjątkiem – staje się codziennością NGO

Zmieniają się regulacje prawne, technologie, czy potrzeby społeczne. NGO funkcjonują w dynamicznie zmieniających się warunkach społeczno-gospodarczych, które wymuszają coraz wyższe wymagania organizacyjne. Do tej pory tradycyjne zarządzanie NGO często opierało się na założeniu, że można stosunkowo dokładnie zaplanować przyszłość. Obecnie przyszłość będzie należeć do tych NGO, które potrafią najszybciej się uczyć, współpracować i adaptować – nie tracąc nic ze swojej misji.

Inteligentna organizacja pozarządowa (Smart NGO) jest przykładem zmiany sposobu myślenia o działalności społecznej w epoce AI. To organizacja, która potrafi się dostosować do zmian w świecie technologii AI. Paradoksalnie, im bardziej rozwinięta cyfrowo jest NGO – tym ważniejszy staje się człowiek. Smart NGO jest organizacją, która dzięki technologii pozwala ludziom skoncentrować się na tym, czego technologia AI nie potrafi zastąpić – empatii, odpowiedzialności, czy budowania wspólnoty.

Smart NGO to organizacja, która nie tylko reaguje na kryzysy – ale także potrafi je przewidywać i wykorzystywać jako impuls do rozwoju. Takie podejście pozwala na przejście od defensywnego przetrwania kryzysu do aktywnej adaptacji na zachodzące zmiany. Model zakłada cykl doskonalenia: PRZEWIDYWAĆ → PRZYGOTOWAĆ SIĘ → REAGOWAĆ → UCZYĆ SIĘ → ADAPTOWAĆ → ROZWIJAĆ. Każdy cykl zwiększa dojrzałość NGO oraz wzmacnia zdolność do reagowania na nowe wyzwania. Dzięki temu każdy kolejny kryzys nie osłabia organizacji, ale czyni ją silniejszą i lepiej przygotowaną na przyszłość. W takim ujęciu kryzys nie jest wyłącznie zagrożeniem dla organizacji – ale może stać się źródłem innowacji społecznej. Przykładem jest pandemia COVID-19 która pokazała, że NGO muszą być przygotowane na sytuacje, w których tradycyjne sposoby działania przestają być skuteczne.

Nie wystarczy robić rzeczy dobrze. Trzeba upewnić się – czy robimy właściwe rzeczy?

Jak mądrze zarządzać NGO w świecie, który nieustannie się zmienia? Jeszcze niedawno tradycyjne zarządzanie NGO opierało się na założeniu względnej przewidywalności. W świecie stabilności podstawowym zadaniem zarządzania było sprawne funkcjonowanie organizacji. Możliwe było planowanie długofalowych kierunków działań zakładając, że otoczenie pozostanie na tyle stabilne – aby umożliwić konsekwentną realizację przyjętej wieloletniej strategii rozwoju. Jednak współczesne NGO funkcjonują w środowisku, które jest niestabilne i zmienne. W świecie cyfrowym kluczowe staje się zdolność NGO do adaptacji do zachodzących zmian technologicznych AI. Stąd strategia rozwoju organizacji powinna być żywym narzędziem zarządzania zmianami. Organizacja przyszłości powinna więc nie tylko wiedzieć, dokąd zmierza. Powinna także wiedzieć, co zrobi – jeżeli droga do tego celu nagle się zmieni.

Inteligentne zarządzanie NGO w świecie zmian

Jak zarządzać NGO we współczesnym świecie, który zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej? Do tej pory NGO mogły funkcjonować zgodnie z zasadą – „tak robiliśmy zawsze”. Obecnie organizacje coraz częściej muszą sobie odpowiedzieć – czy potrafią zarządzać zmianą, zanim zmiana zacznie zarządzać nimi? Dodatkowo zachodzi konieczność przejścia od zarządzania stabilnością do zarządzania kryzysowego (wyciąganie wniosków z pandemii COVID-19). Z kolei zarządzanie NGO w oparciu tylko o nowoczesną technologię AI może okazać się niewystarczające. Nadal istotę zarządzania stanowią – ludzie i ich wzajemne relacje. Smart NGO powinna co najwyżej wzmacniać posiadane zasoby ludzkie korzystając ze wsparcia technologii cyfrowych i narzędzi AI.

O krok dalej idzie inteligentne zarządzanie (Smart Governance), które można traktować jako kolejny etap ewolucji zarządzania NGO – od organizacji tradycyjnej, poprzez cyfrową, aż do uczącej się reagować na zmiany. Wymaga to wykorzystania elementów zwinnego zarządzania (Agile Management). Metoda ta pozwala na zarządzanie wiedzą wykorzystującą aktywne formy uczenia się na własnych błędach w procesie transformacji organizacji. Kluczowym elementem metody jest mechanizm szybkiego uzyskiwania informacji zwrotnej, co pozwala na bieżąco korygowanie działań. Model zwinnego zarządzania zakłada, że na początku procesu projektowania nie można dokładnie przewidzieć jego całego przebiegu. Tym bardziej, że całości nie da się sprowadzić do sumy jego pojedynczych składników.

Zwinne zarządzanie Smart NGO można porównać do elastycznego zarządzania zmianą – opartą na ciągłym doskonaleniu i analizie trendów społecznych i technologicznych. Naturalnym środowiskiem działania jest tu praca zespołowa, w której samoorganizacja oraz ścisła współpraca z innymi członkami zespołu stanowią fundamenty pozwalające na realizację założonych celów w optymalnych warunkach. Zespoły mają charakter płynny – mogą być tworzone i rozwiązywane w zależności od potrzeb.

Elementem zwinności jest możliwość podejmowania zdalnie uchwał Zarządu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz udział w spotkaniach w systemie hybrydowym. Organizacja po przejściu transformacji cyfrowej może szybciej przejść na pracę zdalną online, utrzymać kontakty z odbiorcami bez ograniczeń geograficznych. W tym wypadku cyfryzacja nie jest tylko sposobem na zwiększenie efektywności. Jest również ważnym elementem budowania odporności organizacyjnej. Model zakłada cykl doskonalenia: DIAGNOZA → AUDYT → PLAN ROZWOJU → WDROŻENIE → MONITORING → EWALUACJA → UCZENIE SIĘ → KOLEJNA DIAGNOZA. Każdy cykl zwiększa dojrzałość organizacji oraz wzmacnia jej zdolność do reagowania na nowe wyzwania.

Inteligentne zarządzanie opiera się na danych – a nie na intuicji

W erze AI informacja staje się nową „ropą naftową”. Jeżeli dostęp do danych będzie nierówny, to zostaną ograniczone możliwości wpływania na decyzje. Przyszłość będzie należeć do NGO opartych na wiedzy, które potrafią uczyć się na błędach – zamiast je powielać. Smart NGO zakłada stosowanie nowoczesnych procedur wspierających decyzje oparte o narzędzia AI, w którym ludzie, technologie i współpraca – tworzą jeden spójny ekosystem. Inteligentne zarządzanie oznacza podejmowanie decyzji na podstawie wiedzy, danych i doświadczeniach – przy jednoczesnym zachowaniu tradycyjnych wartości. Takie podejście wymaga przejścia – od intuicyjnego do analitycznego podejmowania decyzji w oparciu o dane i algorytmy. Zbiory danych gromadzone w uporządkowanych bazach (np. CRM) pozwolą podejmować trafniejsze i lepiej uzasadnione decyzje. W ten sposób dane stają się strategicznym zasobem organizacji.

Strategia powinna być przygotowana na różne scenariusze zmian

Wieloletnia strategia rozwoju NGO wyznacza kierunki, w jakim organizacja zamierza rozwijać się w perspektywie długoterminowej. W świecie dynamicznych zmian i kryzysów, trudno będzie realizować plany strategiczne zgodnie z pierwotnymi założeniami. Jedną z iluzji w zakresie zarządzania NGO jest przekonanie, że przyszłość będzie wyglądała tak – jak zapisano ją w strategii. Inteligentna strategia nie przewiduje jednej niezmiennej przyszłości. Przygotowuje organizację na różne wersje.

Dzisiaj strategia NGO nie może być wyłącznie dokumentem określającym przyszłość. Musi być również systemem reagowania na nieprzewidywalność i zagrożenia. Każda strategia musi podlegać ewaluacji. Coraz częściej zachodzi sytuacja, gdzie w momencie rozpoczęcia realizacji wieloletniej strategii rozwoju NGO, część założeń może okazać się już nieaktualna. Organizacja może nawet posiadać najlepszą strategię, ale jeżeli ludzie w organizacji nie rozumieją jej sensu – strategia pozostanie tylko dokumentem. Jeżeli strategię rozwoju NGO porównać do mapy – to strategiczne zarządzanie jest terenem do zagospodarowania.

Publikacja wyraża jedynie poglądy autora/ów i nie może być utożsamiana z oficjalnym stanowiskiem NIW-CRSO.

Więcej na: www.liderzydostepnosci.pl/ngo-bez-barier/